Privacyreglement

Vereniging Ambachtse Ondernemers

Algemeen

De Vereniging Ambachtse Ondernemers (VAO) hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de VAO worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. De VAO is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen.

Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de VAO.

Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de VAO met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

Website

De webmaster van de VAO is verantwoordelijk voor deze website.

De website van de VAO is https://www.vaonet.nl

Doel van het privacyreglement

Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van de VAO en beschrijft hoe de VAO omgaat met de privacy van Betrokkenen.

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de VAO.

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de VAO, de doeleinden van de gegevensverwerking door de VAO, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u deze website bezoekt of Lid bent van de VAO, kan de VAO gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de VAO uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de VAO zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
• De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
• Het privacyreglement: dit reglement;
• Verantwoordelijke: de VAO;
• Beheerder: Bestuur van de VAO;
• Webmaster: de webmaster van de VAO, die de VAO-website beheert.
• Verwerker: De vereniging, die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.;
• Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
• Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen;
• Derden: personen en instanties buiten de VAO;
• Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
• Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Leden: Hiermee worden de leden/bezoekers van de VAO bedoeld;
• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

Doeleinden

De VAO verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)

Dit zijn:
• Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de VAO, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor exposities, activiteiten en excursies;
• Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de VAO.
• Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van de VAO.
• Het berekenen, vastleggen en innen van eigen bijdragen en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de VAO en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de VAO, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
• Administratieve handelingen, zoals het innen van contributies en het factureren van aanvullende diensten/toeslagen

Rechtmatige grondslag

De VAO verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;
• Voor de goede vervulling van de taak, die de VAO vervult;
• Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden.

Dat laatste is doorgaans niet het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking

De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.

Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.

Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens

De VAO Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
• Leden van de VAO;
• Personen die de VAO om informatie of documentatie hebben verzocht;
• Personen met wie de VAO een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de VAO-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de VAO is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de VAO zijn beëindigd of de transactie met de VAO is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens

De VAO verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden.

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de (bestuurs)Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de VAO.

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

Beveiliging

De VAO draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van de VAO en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Rechten van betrokkenen

De Betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de VAO te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de VAO om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens via een unieke URL, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de VAO te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. de VAO zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van de VAO

De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die de VAO heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit nieuws, evenementen, activiteiten, verslagen enz.

Als personen geen toestemming wensen te geven om gefotografeerd te worden, dient dat door betreffende persoon expliciet kenbaar gemaakt te worden.

Cookies

De website van de VAO maakt geen gebruikt van cookies.

Private logging

Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is om het IP-adres niet vast te leggen.

Links naar websites van derden

Op de website van de VAO zijn links naar websites van derden te vinden, zoals de websites van haar leden en sponsors enz. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De VAO is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek

Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.

Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van de VAO worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen

In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de VAO. Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.

Dit Privacyreglement in werking getreden op 15 mei 2018.